Less is More

Ooit schreef ik al over Italiaanse pasta:

De Italiaanse pasta filosofie (IPF).

  • Eenvoudig en kernachtig;
  • Kwalitatief sterk;
  • Weinig handelingen;
  • Secuur (Geweldig samenspel van producten/aandacht voor afstemming producten).

spahg

Ik stel me graag een goede pasta pesto voor die er ogenschijnlijk simpel uitziet. De pasta zelf is precies al dente en misschien wel gaar gekookt in wat bouillon. De pesto is een fijn samenspel van rucola, basilicum, pijnboompitten, olijfolie, knoflook, Parmezaanse kaas en wat peper. Bij alles wat ik organiseer probeer ik de IPF in gedachte te houden. Het helpt om de zin van de onzin te scheiden.

Een grappig verschil tussen de Italiaanse en de Nederlandse manier van pasta eten is de hoeveelheid pasta. Waar wij onze borden volgooien met een grote berg, wisselen Italianen een klein beetje pasta af met veel groente, vlees en vis.

Teveel pasta maakt dik. Het brengt ons bij eerste eigenschap van IPF, anders uitgedrukt:

Teveel is niet goed.

Ik hoor je denken. Iedereen weet dat teveel van iets niet goed is, dat is nogal logisch. Toch doen we in onze organisaties vaak veel te veel. Onze dagelijkse business hebben we vaak nog wel aardig onder controle. Als het over verandering gaat is dat vaak heel anders.

Projectmanagement

Projectmanagement (verandermanagement) is bij de meeste organisaties tegenwoordig redelijk geregeld. Er is een projectmanagement structuur aanwezig en iedereen werkt, min of meer, met dezelfde taal. Alle projectmanagers hebben een Prince2 certificaat en schrijven netjes projectplannen. Toch krijgt niet iedereen zijn project op tijd af, of erger, niemand krijgt zijn project op tijd af. Hoe kan dat? Waar ligt dat aan?

De kans is groot dat je teveel doet, met te weinig mensen. We hebben de gewoonte om alles even belangrijk te vinden, ook al is dat niet zo. Alles heeft een hoge prioriteit.

Waar we bij projecten gericht zijn op het opleveren van producten en een eindresultaat (doen we de dingen juist?), zijn we bij portfoliomanagement ook (vooral?) geïnteresseerd in de bijdrage van deze resultaten op de strategische doelstellingen die we hebben afgesproken (doen we de juiste dingen?) en naar de impact van de projecten op de organisatie.

Portfoliomanagement

PFM

Portfoliomanagement is een gecoördineerde collectie van strategische processen en besluiten die er samen voor zorgen dat de meest effectieve balans tussen organisatorische verandering en business as usual wordt bereikt.

Wat een heerlijke, zware definitie. Kort gezegd: doen we de juiste dingen om onze doelstellingen te halen?

Waar we door aardig projectmanagement inmiddels aardig zicht hebben op de omgeving van een project, hebben we vaak erg weinig zicht op al die projecten bij elkaar. Zo kan het zijn dat:

  • meerdere projecten gebruik maken van dezelfde mensen (die inmiddels bijna overspannen zijn);
  • we projecten aan het doen zijn die moesten van de baas (maar geen bijdrage leveren aan de organisatie);
  • we in verschillende projecten dezelfde zaken aan het regelen zijn;
  • we in verschillende projecten tegenovergestelde belangen aan het behartigen zijn;
  • we met verschillende projecten allemaal aan dezelfde applicaties aan het werk zijn.

Als dit gebeurt (en het gebeurt vaak), zijn een aantal projecten automatisch gedoemd om te laat op te leveren. De goede projectmanager beheerst zijn of haar project, maar de minder sterke projectmanager trekt aan het kortste eind en daarmee trekt de organisatie aan het kortste eind. Vervanging van de projectmanager heeft dan geen zin, we doen simpelweg te veel.

Portfoliomanagement (het managen van alle veranderinitiatieven binnen een organisatie) beoogt transparantie te bereiken. Inzicht in resources, afhankelijkheden, doelstellingen en risico’s op portfolio niveau. Met inzicht kun je beter afwegen welke initiatieven je momenteel al wil opstarten, welke later en welke niet. Je huidige portfolio is altijd bescheidener dan je van te voren verwacht had.

Met veel projecten in je organisatie, die allemaal eigen resources, doelen, producten, processen, business cases, et cetera hebben, kun je je voorstellen dat portfoliomanagement een complexiteitsvraagstuk is. Zie het maar als spaghetti. Teveel ervan op je bord en je krijgt het niet op of je wordt te dik.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s