In mijn blog ‘voorbereiding is alles‘ komen vergaderingen al even voorbij als thema om goed voor te bereiden. Vergaderen is 1 van de grootste hobby’s van ons als werkbijen. Hoe groter (en platter) de organisatie, hoe meer vergaderingen we hebben en hoe meer mensen mee mogen vergaderen met de vergaderingen.

Persoonlijk vind ik vergaderingen 1 groot feest. Je mening geven, meedenken, interactie met andere mensen, discussie, debat om vervolgens tot meer inzicht en afstemming te komen. Misschien wordt dat minder naarmate dat je ouder wordt, maar van een goed overleg kan ik echt genieten. Een goede vergadering kan enorm veel energie geven aan het hele team en daar zit precies het belang. Een slechte vergadering kan namelijk ook enorm veel ellende opleveren: tijdverspilling, gebrek aan energie, ruzie, frustraties en ergernissen.

Wil je beter en slimmer overleggen en niet iedereen zijn tijd verspillen? Denk dan eens aan deze 5 punten:

1. Mindless Accept Syndrome

 

Werk je bij een +50 FTE bedrijf dan herken je het fenomeen ongetwijfeld. Je wordt uitgenodigd voor vergaderingen waar je eigenlijk niets toevoegt. Hoe kom je dan toch bij dat overleg te zitten? Naar alle waarschijnlijkheid heb je zonder na te denken geaccepteerd. Niet meer doen, tenzij je het (zoals ik) leuk vindt om overal bij te zitten en over mee te praten. Remedie: druk wat vaker op de ‘misschien’ knop en vraag de organisator naar het belang van je aanwezigheid bij het overleg.

2. Voorbereiding is alles

Deelnemers die de stukken niet hebben gelezen tot te laat beginnen. Betrokken deelnemers heb je niet zomaar. Iedereen zal eerst vertrouwen moeten krijgen en moeten ervaren dat het overleg zinvol en goed georganiseerd is:

  • Geef het doel aan van het overleg (is het een brainstorm, stuurgroep, onderonsje, evaluatie, review, moeten er besluiten genomen worden of wil je mensen alleen maar op de hoogte brengen).
  • Zorg voor een agenda.
  • geef aan hoeveel tijd er per onderdeel is.
  • Nodig de juiste mensen uit (zie punt 1).
  • Zorg ervoor dat deelnemers hun rollen weten (niets vervelender dan tijdens de vergadering een notulist zoeken).

3. faciliteer je vergadering

  • Begin bij het aangegeven startpunt. Mensen die te laat zijn of niet op komen dagen mogen geen invloed uitoefenen op het programma. Zijn ze te laat, dan kunnen ze niet mee beslissen over de al besproken punten.
  • Wil je mee praten over de inhoud, maak dan iemand anders de voorzitter van het geheel of vraag je support/notulist om de tijd in de gaten te houden (zeker als je in een professionele bureaucratie werkt!).
  • Wees duidelijk over wat wel en wat niet kan (appen, onderling kletsen) en zorg ervoor dat iedereen aan bod kan komen (is iemand erg stil dan moet je jezelf afvragen of hij/zij wel uitgenodigd had moeten worden).
  • Bouw pauzes in je overleg in. Even afkoelen, ontspannen of de spanningsboog opnieuw strak trekken.
  • Geef 5 minuten voor het einde aan dat het bijna tijd is, mensen hebben behoefte aan duidelijkheid en hun verwachtingen moeten gemanaged worden.

 

4. Nazorg doet ook veel

Je vergadering was energiek. Alles is goed opgeschreven. Mooi. Vrolijk ga je uit elkaar, iedereen heeft overeenstemming gevonden met elkaar. Alleen, na de meeting komt niemand meer op al die actiepunten terug. Na een paar dagen weet niemand ook echt meer wat nou de bedoeling was. Zorg dat je als facilitator van de vergadering betrokken blijft bij de mensen die aanwezig waren én bij de afspraken die er gemaakt zijn.

5. Vergader anders

Scrummers doen het elke dag. Staand vergaderen, maximaal 15 minuten. Staand vergaderen zorgt er namelijk voor dat je een stuk scherper bent dan wanneer je zit. Het voorkomt, om overduidelijke redenen, ook dat mensen enorm uitweiden. Heb je een ‘bilateraaltje’ en wil je elkaars aandacht? Take a walk.

 

Als bovenstaande tips je dan ook nog niet verder helpen, rest alleen nog het advies van Ellen de Bruin:

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s