Misschien is het wel een reactie op de school en studie periode. Iedereen die een beetje bijtijds af wilt studeren weet dat hij zich goed moet voorbereiden voor zijn toetsen en tentamens. Leer je te kort van te voren je stof, dan haal je het niet. Ikzelf heb altijd mazzel gehad. Met begrijpend lezen kom je vaak een eind en met 1 keer lezen ken ik materie voor de tim(e)-being redelijk goed. Uiteindelijk, als het studie niveau toeneemt, ontkom je op school en op je studie niet aan een goede voorbereiding.

Hoe anders gaan we daarmee om als we moeten werken. Hèhè, lijken we te denken, eindelijk kunnen we gewoon wat gaan doen. De voorbereidings-kettingen kunnen af. Afspraken, overleggen, onderhandelingen, projecten, presentaties. We gaan er doorheen met bar weinig aandacht.

Voorbereiding begint met goed plannen. Vaak vergeten we om voorbereidingstijd ook in te plannen waardoor afspraken veel te dicht op elkaar komen te staan. Als je vandaag al niet de tijd neemt om dingen voor te bereiden, waarom zou dat morgen dan anders zijn? Morgen is immers het vandaag van de toekomst.

Het eerste waar we bij Projectkompassie aandacht aan besteden op het gebied van projectmanagement is (logischerwijs) ‘de opdracht helder krijgen’. Neem daar maar lekker de tijd voor en als er iets onduidelijk is dan ga je weer terug. Terug naar de opdrachtgever om meer te weten te komen.

Het succes van een project wordt voornamelijk geboekt in de voorbereidingsfase. Is iedereen van dezelfde zaken op de hoogte en werkt iedereen met hetzelfde idee. Zo niet, weten we dat dan van elkaar? Hebben we helder wat niet helder is? Het is de kunst hier lang bij stil te staan, langer dan de meeste harde werkers om je heen waarschijnlijk nodig vinden.

In onderhandelingen is het handig om alles van de ander te weten. Weten wat gebruikelijk is, hoe de ander denkt, wat de ander in zijn hoofd heeft en wat je zelf nou eigenlijk wil zorgt voor een sterke positie. Je niet voorbereiden in onderhandelingen lijkt daarmee verspilling van je tijd.

We kennen allemaal de even-tussendoor-overleggen waar niemand tijd voor heeft. De vooraf haastig opgestelde documenten uit de bijlage van de agenda worden voor het eerst geopend en bekeken na 5 minuten discussie. Je weet dat mensen zich slecht voorbereid hebben als de opmerkingen alleen maar over de spelling gaan.

Essentieel voor projectmanagers en met name de projectsupport is hier om een strakke vergadering te leiden. De boodschap die je daar mee uitstraalt is duidelijk in dit overleg moet je scherp zijn en we zijn hier om iets te bereiken.

In deze onderdelen (projecten, onderhandelingen, overleggen) is voorbereiding dus essentieel om bruikbare resultaten te halen. Uiteindelijk is het de voorbereiding wat directie geeft aan je intenties. Als intenties sterk en continue zijn, blijft de manifestatie ervan nooit lang achter.

Spectacular achievement is always preceded by unspectacular preparation.

Robert H. Schuller

Advertisements

2 thoughts on “Voorbereiding is alles

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s